Enregistrer les heures et lancer la paie

Team Pay (Pro) est le calculateur de paie de Rowie. Il suit les heures de l'équipe, alloue les pourboires, calcule les heures supplémentaires et produit un CSV que vous pouvez transmettre à votre comptable ou téléverser dans votre système de paie existant (Gusto, ADP, QuickBooks, virements bancaires).

Important : Rowie ne transfère pas d'argent pour la paie de l'équipe. Le CSV est le livrable. Stripe Connect n'autorise pas les transferts entre comptes connectés, et orchestrer un mouvement de fonds employeur→équipe est une activité réglementée (Money Transmitter License dans la plupart des États américains). Vous payez votre équipe via votre prestataire de paie existant.

La page Team Pay se trouve dans le groupe FINANCE de la barre latérale. Owners et admins voient quatre onglets en haut : Tips, Team, Hours, Pay Runs. Les utilisateurs staff voient une vue simplifiée « My Pay » de leur propre historique uniquement.

Définir les taux horaires

Les taux horaires sont définis par membre depuis Team Pay (pas depuis la page Staff) :

1. Portail vendeur → Team Pay → Team.
2. Choisissez un membre de l'équipe dans la liste.
3. Définissez son Hourly rate dans la fenêtre de détail.

Les taux peuvent être modifiés à tout moment. Les nouveaux taux s'appliquent aux calculs futurs ; les pay runs déjà calculés conservent le taux avec lequel ils ont été calculés.

Les heures supplémentaires ne sont pas configurées par membre — c'est une règle unique à l'échelle de l'organisation (voir ci-dessous).

Configurer les heures supplémentaires et les réglages de paie

Ouvrez l'icône d'engrenage à côté de « Team Pay » dans l'en-tête de la page pour ouvrir Pay Settings :

• Overtime warning threshold (heures/semaine, par défaut 40) — contrôle la bannière d'avertissement orange affichée sur l'onglet Hours quand un membre dépasse le seuil pour la semaine.
• Overtime pay rules — multiplicateurs par paliers utilisés par le calcul de pay run. Deux préréglages :
  • US : 1,5× après 40 h/semaine.
  • CA : 1,5× après 40, 2× après 50.
  • Ou ajoutez des paliers personnalisés manuellement (jusqu'à 10).
• Pay schedule : Manual, Weekly, Bi-weekly ou Monthly. À titre informatif — Rowie ne lance pas automatiquement ; vous déclenchez toujours les pay runs vous-même.
• Tip distribution : Proportional (selon les heures travaillées) ou Equal (répartition égale entre les membres ayant des heures sur la période).

Enregistrer les heures

Team Pay → Hours. La vue par défaut est la semaine en cours, avec des chevrons pour naviguer vers les semaines précédentes (vous ne pouvez pas naviguer dans les semaines futures).

Cliquez sur Log hours pour ouvrir la fenêtre de saisie. Deux modes :

• Bulk entry (par défaut pour les nouvelles saisies) — choisissez une date, puis saisissez les heures de n'importe quel nombre de membres en une seule fois. À utiliser pour la saisie en fin de service.
• Single entry — choisissez un membre, définissez l'heure de début, l'heure de fin, le total d'heures, les minutes de pause et une note facultative. À utiliser pour les services détaillés ou les corrections.

L'onglet Hours fait remonter automatiquement deux avertissements :

• Overtime — membres dépassant le seuil hebdomadaire configuré (bannière orange).
• Missing breaks — tout service de 5 heures ou plus avec 0 minute de pause (bannière grise discrète).

Owners et admins peuvent modifier ou supprimer n'importe quelle saisie. L'équipe voit ses propres saisies sur l'écran « My Pay ».

Créer un pay run

Team Pay → Pay Runs → + New pay run. L'assistant a quatre étapes :

1. Period — nom du pay run (facultatif) + dates de début et de fin. Par défaut la semaine en cours.
2. Review — l'assistant calcule automatiquement :
   • Heures × taux horaire
   • Heures supplémentaires et salaires d'heures supplémentaires (selon les règles Pay Settings)
   • Allocations de pourboires (proportionnelles ou égales, selon Pay Settings)
   • Totaux par membre Vous pouvez supprimer le run depuis cette étape tant qu'il est en draft ou calculated.
3. Confirm & pay — cochez « amounts are correct », puis Approve & download. Cela marque chaque ligne external et finalise le run.
4. Done — téléchargez le CSV. Le run est désormais verrouillé ; vous pouvez toujours le dupliquer pour amorcer la période suivante.

L'assistant ne débite personne — le bouton vert « Approve & download » se contente de verrouiller le calcul et de produire le CSV. Statuts de run que vous pouvez voir : draft, calculated, approved, processing, completed, failed, partial.

Exports CSV

Trois exports CSV sont disponibles :

• CSV par pay run (onglet Pay Runs → cliquez sur un run → bouton CSV, ou téléchargement automatique à la fin de l'assistant) — une ligne par membre avec les colonnes : Staff member, Email, Hours, Regular hours, Overtime hours, Rate, Wages, Overtime wages, Tab tips, Total, Status. Inclut une ligne de totaux.
• CSV de tous les pay runs (onglet Pay Runs → bouton CSV dans l'en-tête) — une ligne par pay run avec nom, période, statut, nombre de membres, salaires, pourboires, total.
• CSV de synthèse annuelle (onglet Pay Runs → développez « Annual summary — {year} » en bas de la page → CSV) — une ligne par membre pour l'année civile plus un bloc d'écriture comptable (débit Wages Expense, débit Tips Expense, crédit Bank/Cash) pour votre comptable.

La devise par ligne est préservée sur les runs historiques — si la devise de votre organisation change, les anciens pay runs continuent de s'afficher et de s'exporter dans la devise dans laquelle ils ont été créés.

Pools de pourboires

Les pools de pourboires sont gérés séparément sur Team Pay → Tips. Créez un pool, définissez sa période, assignez des services et finalisez. Les allocations du pool apparaissent comme « Tab tips » sur le prochain pay run de chaque membre.