Registrare le ore e gestire il payroll

Team Pay (Pro) è il calcolatore payroll di Rowie. Traccia le ore del personale, ripartisce le mance, calcola gli straordinari e produce un CSV che puoi consegnare al tuo commercialista o caricare sul tuo sistema payroll esistente (Gusto, ADP, QuickBooks, bonifico bancario).

Importante: Rowie non sposta denaro per il payroll del personale. Il CSV è la deliverable. Stripe Connect non consente trasferimenti tra account collegati, e orchestrare i movimenti datore→dipendente è un'attività regolamentata (Money Transmitter License nella maggior parte degli stati USA). Tu paghi lo staff tramite il tuo provider payroll esistente.

La pagina Team Pay si trova nel gruppo FINANCE della sidebar. Owner e admin vedono quattro tab in alto: Tips, Team, Hours, Pay Runs. Gli utenti staff vedono una vista semplificata "My Pay" solo del proprio storico.

Impostare le tariffe orarie

Le tariffe orarie sono impostate per membro dello staff da dentro Team Pay (non dalla pagina Staff):

1. Portale vendor → Team Pay → Team.
2. Scegli un membro dello staff dalla lista.
3. Imposta la sua Hourly rate nella modale di dettaglio.

Le tariffe sono modificabili in qualsiasi momento. Le nuove tariffe si applicano ai calcoli futuri; i pay run già calcolati mantengono la tariffa con cui sono stati calcolati.

Gli straordinari non si configurano per membro dello staff — è una regola unica a livello di organizzazione (vedi sotto).

Configurare straordinari e impostazioni di pagamento

Apri l'icona dell'ingranaggio accanto a "Team Pay" nell'header della pagina per aprire Pay Settings:

• Overtime warning threshold (ore/settimana, default 40) — controlla il banner di avviso ambra mostrato nel tab Hours quando un membro dello staff supera la soglia per la settimana.
• Overtime pay rules — moltiplicatori a fasce usati dal calcolo del pay run. Due preset:
  • US: 1,5× oltre 40 h/settimana.
  • CA: 1,5× oltre 40, 2× oltre 50.
  • Oppure aggiungi fasce personalizzate manualmente (fino a 10).
• Pay schedule: Manual, Weekly, Bi-weekly o Monthly. Informativo — Rowie non esegue automaticamente; sei tu ad avviare i pay run.
• Tip distribution: Proportional (in base alle ore lavorate) o Equal (divise in parti uguali tra lo staff con ore nel periodo).

Registrare le ore

Team Pay → Hours. La vista parte dalla settimana corrente con pulsanti a chevron per navigare alle settimane precedenti (non puoi andare in settimane future).

Clicca Log hours per aprire la modale di inserimento. Due modalità:

• Bulk entry (default per le nuove voci) — scegli una data, poi inserisci le ore per qualsiasi numero di membri in una volta sola. Usa questa modalità per la registrazione di fine giornata.
• Single entry — scegli un singolo membro, imposta inizio, fine, ore totali, minuti di pausa e note opzionali. Usa questa per turni dettagliati o modifiche.

Il tab Hours fa emergere automaticamente due avvisi:

• Overtime — staff che supera la soglia settimanale configurata (banner ambra).
• Missing breaks — qualsiasi turno di 5 ore o più con 0 minuti di pausa (banner grigio discreto).

Owner e admin possono modificare o eliminare qualsiasi voce. Lo staff vede le proprie voci nella schermata "My Pay".

Creare un pay run

Team Pay → Pay Runs → + New pay run. La procedura guidata ha quattro step:

1. Period — nome del pay run (opzionale) + data di inizio e fine. Default la settimana corrente.
2. Review — la procedura calcola automaticamente:
   • Ore × tariffa oraria
   • Ore di straordinario e salario straordinario (secondo le regole in Pay Settings)
   • Allocazioni di mancia (proporzionali o uguali, secondo Pay Settings)
   • Totali per membro dello staff Puoi eliminare il run da questo step finché è ancora in draft o calculated.
3. Confirm & pay — spunta la casella "amounts are correct", poi Approve & download. Questo segna ogni voce come external e finalizza il run.
4. Done — scarica il CSV. Il run è ora bloccato; puoi ancora duplicarlo per partire dal periodo successivo.

La procedura non addebita nessuno — il pulsante verde "Approve & download" si limita a bloccare il calcolo e a produrre il CSV. Stati di run che puoi vedere: draft, calculated, approved, processing, completed, failed, partial.

Esportazioni CSV

Sono disponibili tre esportazioni CSV:

• CSV per pay run (tab Pay Runs → clicca un run → pulsante CSV, oppure download automatico alla fine della procedura) — una riga per membro dello staff con colonne: Staff member, Email, Hours, Regular hours, Overtime hours, Rate, Wages, Overtime wages, Tab tips, Total, Status. Include una riga di totali.
• CSV di tutti i pay run (tab Pay Runs → pulsante CSV nell'header) — una riga per pay run con nome, periodo, stato, numero staff, salari, mance, totale.
• CSV di riepilogo annuale (tab Pay Runs → espandi "Annual summary — {year}" in fondo alla pagina → CSV) — una riga per membro dello staff per l'anno solare più un blocco di scrittura contabile (dare Wages Expense, dare Tips Expense, avere Bank/Cash) per il tuo commercialista.

La valuta per riga è preservata sui run storici — se la valuta dell'organizzazione cambia, i vecchi pay run continuano a mostrare ed esportare nella valuta in cui sono stati creati.

Tip pool

I tip pool si gestiscono separatamente su Team Pay → Tips. Crea un pool, imposta il periodo, assegna i turni e finalizza. Le allocazioni del pool compaiono come "Tab tips" nel prossimo pay run di ogni membro dello staff.