Arbeitsstunden erfassen und Pay Runs ausführen

Team Pay (Pro) ist der Lohnrechner von Rowie. Er erfasst Arbeitsstunden, verteilt Trinkgelder, berechnet Überstunden und erstellt eine CSV, die Sie Ihrer Buchhaltung geben oder in Ihr bestehendes Lohnabrechnungssystem hochladen können (Gusto, ADP, QuickBooks, Bank-Überweisungen).

Wichtig: Rowie bewegt kein Geld für die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeitenden. Die CSV ist das Lieferobjekt. Stripe Connect erlaubt keine Connect-zu-Connect-Transfers, und die Orchestrierung von Arbeitgeber→Mitarbeitenden-Geldflüssen ist eine regulierte Tätigkeit (in den meisten US-Bundesstaaten Money Transmitter License). Sie zahlen Mitarbeitende über Ihren bestehenden Payroll-Anbieter.

Die Team-Pay-Seite liegt in der Seitenleisten-Gruppe FINANCE. Owner und Admins sehen oben vier Tabs: Tips, Team, Hours, Pay Runs. Mitarbeitende sehen eine vereinfachte „My Pay"-Ansicht ihrer eigenen Historie.

Stundensätze festlegen

Stundensätze werden pro Mitarbeitendem innerhalb von Team Pay gesetzt (nicht über die Staff-Seite):

1. Vendor-Portal → Team Pay → Team.
2. Wählen Sie einen Mitarbeitenden aus der Liste.
3. Setzen Sie den Hourly rate im Detail-Modal.

Sätze können jederzeit bearbeitet werden. Neue Sätze gelten für künftige Berechnungen; Pay Runs, die bereits berechnet wurden, behalten den Satz, mit dem sie berechnet wurden.

Überstunden werden nicht pro Mitarbeitendem konfiguriert – es ist eine einzige organisationsweite Regel (siehe unten).

Überstunden und Pay-Einstellungen konfigurieren

Öffnen Sie das Zahnrad-Symbol neben „Team Pay" im Seiten-Header, um Pay Settings zu öffnen:

• Overtime warning threshold (Stunden/Woche, Standard 40) – steuert das gelbe Warnbanner auf dem Hours-Tab, wenn ein Mitarbeitender die Grenze für die Woche überschreitet.
• Overtime pay rules – gestaffelte Multiplikatoren, die von der Pay-Run-Berechnung verwendet werden. Zwei Voreinstellungen:
  • US: 1,5× ab 40 Std./Woche.
  • CA: 1,5× ab 40, 2× ab 50.
  • Oder fügen Sie manuell benutzerdefinierte Stufen hinzu (bis zu 10).
• Pay schedule: Manual, Weekly, Bi-weekly oder Monthly. Informativ – Rowie führt nicht automatisch aus; Pay Runs starten Sie weiterhin selbst.
• Tip distribution: Proportional (nach geleisteten Stunden) oder Equal (gleichmäßig auf Mitarbeitende mit Stunden im Zeitraum aufgeteilt).

Stunden erfassen

Team Pay → Hours. Die Ansicht zeigt standardmäßig die aktuelle Woche mit Chevron-Schaltflächen zur Navigation in vorherige Wochen (Sie können nicht in zukünftige Wochen navigieren).

Klicken Sie auf Log hours, um das Eingabe-Modal zu öffnen. Zwei Modi:

• Bulk entry (Standard für neue Einträge) – wählen Sie ein Datum und tragen Sie dann Stunden für eine beliebige Anzahl Mitarbeitender in einem Rutsch ein. Dafür ist es gedacht: Schicht-Logging am Tagesende.
• Single entry – wählen Sie einen Mitarbeitenden, setzen Sie Startzeit, Endzeit, Gesamtstunden, Pausenminuten und optionale Notizen. Dafür ist es gedacht: detaillierte Schichten oder Korrekturen.

Der Hours-Tab zeigt automatisch zwei Warnungen:

• Overtime – Mitarbeitende, die den konfigurierten Wochenschwellwert überschreiten (gelbes Banner).
• Missing breaks – jede Schicht ab 5 Stunden Dauer mit 0 Pausenminuten (dezentes graues Banner).

Owner und Admins können jeden Eintrag bearbeiten oder löschen. Mitarbeitende sehen ihre eigenen Einträge im „My Pay"-Bildschirm.

Pay Run erstellen

Team Pay → Pay Runs → + New pay run. Der Assistent hat vier Schritte:

1. Period – Name des Pay Run (optional) sowie Start- und Enddatum. Standard ist die aktuelle Woche.
2. Review – der Assistent berechnet automatisch:
   • Stunden × Stundensatz
   • Überstundenstunden und Überstundenlöhne (gemäß den Pay-Settings-Regeln)
   • Trinkgeldverteilung (proportional oder gleich, gemäß Pay Settings)
   • Summen pro Mitarbeitendem Sie können den Pay Run aus diesem Schritt heraus löschen, solange er noch draft oder calculated ist.
3. Confirm & pay – markieren Sie die Checkbox „amounts are correct" und klicken dann auf Approve & download. Dies markiert jeden Posten als external und finalisiert den Pay Run.
4. Done – CSV herunterladen. Der Pay Run ist nun gesperrt; Sie können ihn aber duplizieren, um den nächsten Zeitraum zu starten.

Der Assistent belastet niemanden – die grüne Schaltfläche „Approve & download" sperrt nur die Berechnung und erzeugt die CSV. Pay-Run-Status, die Sie sehen können: draft, calculated, approved, processing, completed, failed, partial.

CSV-Exporte

Drei CSV-Exporte sind verfügbar:

• CSV pro Pay Run (Pay Runs-Tab → klicken Sie einen Pay Run an → CSV-Schaltfläche, oder automatisches Herunterladen am Ende des Assistenten) – eine Zeile pro Mitarbeitendem mit den Spalten: Staff member, Email, Hours, Regular hours, Overtime hours, Rate, Wages, Overtime wages, Tab tips, Total, Status. Enthält eine Summenzeile.
• CSV aller Pay Runs (Pay Runs-Tab → CSV-Schaltfläche im Header) – eine Zeile pro Pay Run mit Name, Zeitraum, Status, Mitarbeitendenzahl, Löhnen, Trinkgeldern, Summe.
• Jahresübersicht-CSV (Pay Runs-Tab → unten auf der Seite „Annual summary — {year}" ausklappen → CSV) – eine Zeile pro Mitarbeitendem für das Kalenderjahr sowie ein Journalbuchungs-Block (Soll Wages Expense, Soll Tips Expense, Haben Bank/Cash) für Ihre Buchhaltung.

Die Währung pro Zeile wird auf historischen Pay Runs bewahrt – falls sich Ihre Organisationswährung ändert, werden alte Pay Runs weiterhin in der Währung angezeigt und exportiert, in der sie erstellt wurden.

Tip Pools

Tip Pools werden separat in Team Pay → Tips verwaltet. Erstellen Sie einen Pool, setzen Sie seinen Zeitraum, weisen Sie Schichten zu und finalisieren Sie ihn. Die Verteilungen des Pools erscheinen als „Tab tips" im nächsten Pay Run jedes Mitarbeitenden.