Rechnungen erstellen und versenden
Erstellen Sie von Stripe gehostete Rechnungen für B2B oder einmalige Kundenabrechnungen.
Rechnungen sind dafür gedacht, Kunden außerhalb des persönlichen POS abzurechnen – B2B mit Zahlungsziel 30 Tage, Catering, Anzahlungen für anstehende Events, freiberufliche Arbeit. Rowie erstellt die Rechnung in Stripe und sendet dem Kunden per E-Mail eine gehostete Seite, auf der er per Karte, ACH oder anderen Stripe-Methoden bezahlt.
Rechnungen sind ein Pro-Feature. Sie benötigen außerdem ein verbundenes Stripe-Konto (Banking eingerichtet, Charges aktiviert). Free-Vendors sehen einen Upgrade to Pro-Hinweis; Pro-Vendors ohne Stripe Connect sehen den Hinweis zur Banking-Einrichtung. Siehe Stripe Connect einrichten.
Die Seite finden
Vendor-Portal → Invoices in der Seitenleiste (unter SELL).
Oben auf der Seite stehen vier Summary-Kacheln: Outstanding, Paid This Month, Drafts, Overdue. Unter den Kacheln befinden sich Status-Tabs – All, Draft, Sent, Paid, Overdue, Void, Refunded, Uncollectible – sowie ein Suchfeld.
Rechnung erstellen
- Klicken Sie oben rechts auf + New Invoice. Falls Sie noch keine Rechnungen haben, macht die Schaltfläche Create Invoice im Empty-State dasselbe.
- Füllen Sie Customer aus: Wählen Sie einen vorhandenen Kunden oder geben Sie Name (erforderlich), Email (erforderlich) und optional Phone ein.
- Fügen Sie Line Items hinzu:
- Jede Position hat eine Beschreibung, Menge (Qty) und Unit Price. Der Zeilensummenwert aktualisiert sich automatisch.
- Klicken Sie auf Add Item für weitere Zeilen.
- Setzen Sie das Due Date (optional, aber empfohlen – es löst automatische Überfälligkeits-Erinnerungen aus).
- Optional Memo (für den Kunden sichtbar) und Internal Notes (privat für Ihr Team).
- Klicken Sie auf Save Draft, um die Rechnung für später zu sichern, oder auf Save & Send, um sie sofort zu versenden.
Entwürfe benachrichtigen den Kunden nicht. Sie liegen im Draft-Tab, bis Sie sie senden oder löschen.
Versenden
Wenn alles bereit ist, öffnen Sie den Entwurf und klicken auf Send. Rowie übermittelt die Rechnung an Stripe, das:
- Eine gehostete Zahlungsseite auf Stripe generiert.
- Ein PDF generiert.
- Den Kunden per E-Mail mit beidem benachrichtigt.
Der Rechnungsstatus springt auf Sent. Der Kunde zahlt auf der von Stripe gehosteten Seite, und der Status springt auf Paid. Auszahlungen treffen wie bei jeder anderen Transaktion auf Ihrem Stripe-Connect-Guthaben ein.
Rechnungsnummerierung
Jede Rechnung erhält eine sequenzielle Nummer, die pro Organisation geführt wird. Stripe übernimmt die eigentliche Nummerierung; Sie sehen die Nummer auf der Detailseite der Rechnung.
Erinnerungen
Überfällige Rechnungen lösen über die Rechnungsinfrastruktur von Stripe automatische Erinnerungs-E-Mails aus. Sie können auch jederzeit eine manuelle Erinnerung versenden – öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Reminder.
Status-Aktionen
Auf einer geöffneten Rechnung können Sie:
- Edit – nur verfügbar, solange die Rechnung noch Draft ist.
- Send – aus einem Draft ein Sent machen.
- Reminder – den Kunden manuell anstoßen.
- Copy Link – die von Stripe gehostete Zahlungs-URL kopieren.
- View Invoice – die kundenseitige gehostete Seite öffnen.
- Download PDF – die PDF-Kopie herunterladen.
- Duplicate – alle Positionen in einen neuen Entwurf klonen. Nützlich für wiederkehrende B2B-Abrechnung oder monatliche Retainer.
- Void – storniert die Rechnung in Stripe. Die gehostete Seite des Kunden spiegelt die Stornierung wider. Verwenden Sie dies, wenn die Rechnung versehentlich erstellt wurde. Kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Delete – nur für Draft-Rechnungen verfügbar. Entfernt den Entwurf endgültig.
- Refund – für bezahlte Rechnungen. Gibt eine vollständige oder teilweise Rückerstattung auf das ursprüngliche Zahlungsmittel des Kunden aus.
- Mark uncollectible – behält die Rechnung für Ihre Unterlagen, beendet aber Erinnerungen. Verwenden Sie dies für Abschreibungen. Weder das Stornieren noch das Markieren als uneinbringlich gibt bereits geclearte Zahlungen frei.
Eine bezahlte Rechnung erstatten
Öffnen Sie die bezahlte Rechnung → Refund. Sie können einen Teilbetrag eingeben oder Full refund verwenden, um den gesamten Amount Paid zurückzuerstatten. Fügen Sie optional einen Reason für Ihre Unterlagen hinzu. Die Erstattung geht zurück an das ursprüngliche Zahlungsmittel des Kunden.
Teilerstattungen belassen die Rechnung als bezahlt; vollständige Erstattungen ändern den Status zu Refunded.