Uren registreren en payroll draaien

Team Pay (Pro) is Rowie's payroll-calculator. Het houdt personeelsuren bij, verdeelt fooien, berekent overuren en levert een CSV op die je aan je boekhouder kunt geven of in je bestaande payroll-systeem kunt uploaden (Gusto, ADP, QuickBooks, bank bill-pay).

Belangrijk: Rowie verplaatst geen geld voor payroll. De CSV is het eindproduct. Stripe Connect staat geen connected-to-connected transfers toe, en het orkestreren van werkgever→personeel-geldverkeer is een gereguleerde activiteit (Money Transmitter License in de meeste Amerikaanse staten). Je betaalt personeel via je bestaande payroll-provider.

De Team Pay-pagina staat in de groep FINANCE van de zijbalk. Eigenaren en admins zien vier tabs bovenaan: Tips, Team, Hours, Pay Runs. Personeelsgebruikers zien een vereenvoudigde "My Pay"-weergave van alleen hun eigen historie.

Uurtarieven instellen

Uurtarieven worden per personeelslid ingesteld vanuit Team Pay (niet vanaf de Staff-pagina):

1. Vendor portal → Team Pay → Team.
2. Kies een personeelslid uit de lijst.
3. Stel hun Hourly rate in de detailmodal.

Tarieven kunnen op elk moment worden bewerkt. Nieuwe tarieven gelden voor toekomstige berekeningen; pay runs die al berekend zijn, behouden het tarief waarmee ze zijn berekend.

Overuren zijn niet per personeelslid configureerbaar — het is één org-brede regel (zie hieronder).

Overuren en pay-instellingen configureren

Open het tandwielicoon naast "Team Pay" in de paginakop om Pay Settings te openen:

• Overtime warning threshold (uren/week, default 40) — bepaalt de amberen waarschuwingsbanner op de Hours-tab als een personeelslid de grens voor de week overschrijdt.
• Overtime pay rules — getrapte multipliers gebruikt bij de pay-run-berekening. Twee presets:
  • US: 1,5× na 40 uur/week.
  • CA: 1,5× na 40, 2× na 50.
  • Of voeg handmatig eigen trappen toe (tot 10).
• Pay schedule: Manual, Weekly, Bi-weekly of Monthly. Informatief — Rowie draait niet automatisch; je start pay runs zelf.
• Tip distribution: Proportional (naar gewerkte uren) of Equal (gelijk verdeeld over personeel met uren in de periode).

Uren registreren

Team Pay → Hours. De weergave staat standaard op de huidige week met chevron-knoppen om door voorgaande weken te navigeren (je kunt niet naar toekomstige weken).

Klik op Log hours om de invoermodal te openen. Twee modi:

• Bulk entry (default voor nieuwe invoer) — kies een datum en voer in één keer uren voor elk aantal personeelsleden in. Gebruik dit voor het loggen aan het einde van de dienst.
• Single entry — kies één personeelslid, stel starttijd, eindtijd, totaal uren, pauzeminuten en optionele notities in. Gebruik dit voor gedetailleerde diensten of bewerkingen.

De Hours-tab toont automatisch twee waarschuwingen:

• Overtime — personeel dat de geconfigureerde wekelijkse grens overschrijdt (amberen banner).
• Missing breaks — een dienst van 5 uur of langer met 0 pauzeminuten (subtiele grijze banner).

Eigenaren en admins kunnen elke invoer bewerken of verwijderen. Personeel ziet hun eigen invoer op het "My Pay"-scherm.

Een pay run aanmaken

Team Pay → Pay Runs → + New pay run. De wizard heeft vier stappen:

1. Period — pay-run-naam (optioneel) + start- en einddatum. Standaard de huidige week.
2. Review — de wizard berekent automatisch:
   • Uren × uurtarief
   • Overuren en overuren-loon (volgens de Pay Settings-regels)
   • Fooitoewijzingen (proportional of equal, volgens Pay Settings)
   • Totalen per personeelslid Je kunt de run vanuit deze stap verwijderen zolang die nog draft of calculated is.
3. Confirm & pay — vink "amounts are correct" aan en kies Approve & download. Dit markeert elk item als external en maakt de run definitief.
4. Done — download de CSV. De run is nu vergrendeld; je kunt hem nog wel dupliceren als basis voor de volgende periode.

De wizard charget niemand — de groene knop "Approve & download" vergrendelt alleen de berekening en produceert de CSV. Runstatussen die je kunt zien: draft, calculated, approved, processing, completed, failed, partial.

CSV-exports

Er zijn drie CSV-exports beschikbaar:

• Per pay-run CSV (Pay Runs-tab → klik op een run → CSV-knop, of automatisch downloaden aan het einde van de wizard) — één rij per personeelslid met kolommen: Personeelslid, Email, Uren, Reguliere uren, Overuren, Tarief, Loon, Overuren-loon, Tab-fooien, Totaal, Status. Inclusief een totaalrij.
• All pay runs CSV (Pay Runs-tab → CSV-knop in de header) — één rij per pay run met naam, periode, status, aantal personeelsleden, loon, fooien, totaal.
• Annual summary CSV (Pay Runs-tab → klap "Annual summary — {year}" onderaan de pagina uit → CSV) — één rij per personeelslid voor het kalenderjaar plus een journaalpostblok (debit Loonkosten, debit Fooi-kosten, credit Bank/Kas) voor je boekhouder.

De valuta per rij wordt op historische runs bewaard — verandert je org-valuta, dan worden oude pay runs nog steeds in de valuta weergegeven en geëxporteerd waarin ze zijn gemaakt.

Tip pools

Tip pools worden apart beheerd op Team Pay → Tips. Maak een pool, stel de periode in, wijs diensten toe en sluit af. De toewijzingen van de pool verschijnen als "Tab tips" op de volgende pay run van elk personeelslid.