Registrar horas y ejecutar la nómina

Team Pay (Pro) es la calculadora de nóminas de Rowie. Controla horas, reparte propinas, calcula horas extra y produce un CSV que puedes entregar a tu gestor o subir a tu sistema de nóminas habitual (Gusto, ADP, QuickBooks, transferencia bancaria).

Importante: Rowie no mueve dinero para las nóminas del personal. El CSV es el entregable. Stripe Connect no permite transferencias entre cuentas conectadas, y orquestar movimientos de fondos empleador→personal es una actividad regulada (Money Transmitter License en la mayoría de estados de EE. UU.). Pagas a tu personal a través de tu proveedor de nómina actual.

La página Team Pay vive en el grupo FINANCE de la barra lateral. Owners y admins ven cuatro pestañas arriba: Tips, Team, Hours, Pay Runs. Los usuarios staff ven una vista simplificada de "My Pay" con su propio historial.

Configura las tarifas por hora

Las tarifas por hora se definen por miembro del equipo desde dentro de Team Pay (no desde la página Staff):

1. Portal de vendedor → Team Pay → Team.
2. Elige a una persona del listado.
3. Define su Hourly rate en el modal de detalle.

Las tarifas se pueden editar cuando quieras. Las nuevas aplican a cálculos futuros; los pay runs ya calculados conservan la tarifa con la que se calcularon.

Las horas extra no se configuran por persona: es una regla única a nivel de organización (ver más abajo).

Configura horas extra y ajustes de pago

Abre el icono de engranaje junto a "Team Pay" en la cabecera de la página para abrir Pay Settings:

• Overtime warning threshold (horas/semana, por defecto 40): controla el banner ámbar de aviso en la pestaña Hours cuando alguien supera el umbral de la semana.
• Overtime pay rules: multiplicadores por tramos usados en el cálculo del pay run. Dos presets:
  • US: 1,5× a partir de 40 h/semana.
  • CA: 1,5× tras 40, 2× tras 50.
  • O añade tramos personalizados manualmente (hasta 10).
• Pay schedule: Manual, Weekly, Bi-weekly o Monthly. Informativo: Rowie no ejecuta nada automáticamente; tú sigues lanzando los pay runs.
• Tip distribution: Proportional (por horas trabajadas) o Equal (reparto equitativo entre el personal con horas del periodo).

Registra horas

Team Pay → Hours. La vista se abre en la semana actual con flechas para navegar a semanas anteriores (no puedes adelantarte a semanas futuras).

Haz clic en Log hours para abrir el modal de entrada. Dos modos:

• Bulk entry (por defecto al crear): elige una fecha y luego introduce las horas de cualquier número de personas a la vez. Útil al cerrar un turno al final del día.
• Single entry: elige a una persona, define start time, end time, total de horas, minutos de descanso y notas opcionales. Útil para turnos detallados o ediciones.

La pestaña Hours muestra automáticamente dos avisos:

• Overtime: personal que supera el umbral semanal configurado (banner ámbar).
• Missing breaks: cualquier turno de 5 horas o más con 0 minutos de descanso (banner gris suave).

Owners y admins pueden editar o borrar cualquier entrada. El personal ve sus propias entradas en la pantalla "My Pay".

Crea un pay run

Team Pay → Pay Runs → + New pay run. El asistente tiene cuatro pasos:

1. Period: nombre opcional del pay run + fecha de inicio y fin. Por defecto, la semana actual.
2. Review: el asistente calcula automáticamente:
   • Horas × hourly rate
   • Horas y salarios extra (según las reglas de Pay Settings)
   • Reparto de propinas (proporcional o equitativo, según Pay Settings)
   • Totales por persona Puedes borrar el run en este paso mientras siga en draft o calculated.
3. Confirm & pay: marca el checkbox de "amounts are correct" y pulsa Approve & download. Esto marca cada línea como external y cierra el run.
4. Done: descarga el CSV. El run queda bloqueado; aún puedes duplicarlo para preparar el siguiente periodo.

El asistente no cobra a nadie: el botón verde "Approve & download" solo bloquea el cálculo y produce el CSV. Estados del run que puedes ver: draft, calculated, approved, processing, completed, failed, partial.

Exportaciones CSV

Hay tres exportaciones CSV disponibles:

• CSV por pay run (pestaña Pay Runs → entra en un run → botón CSV, o descarga automática al final del asistente): una fila por persona con las columnas Staff member, Email, Hours, Regular hours, Overtime hours, Rate, Wages, Overtime wages, Tab tips, Total, Status. Incluye una fila de totales.
• CSV de todos los pay runs (pestaña Pay Runs → botón CSV de la cabecera): una fila por pay run con nombre, periodo, estado, número de personas, salarios, propinas y total.
• CSV de resumen anual (pestaña Pay Runs → expande "Annual summary — {year}" al final de la página → CSV): una fila por persona para el año natural, más un bloque de asiento contable (debit Wages Expense, debit Tips Expense, credit Bank/Cash) para tu gestor.

La moneda por fila se preserva en los runs históricos: si cambias la moneda de tu organización, los pay runs antiguos siguen mostrándose y exportándose con la moneda con la que se crearon.

Tip pools

Los tip pools se gestionan aparte, en Team Pay → Tips. Crea un pool, define su periodo, asigna turnos y ciérralo. Las asignaciones del pool aparecen como "Tab tips" en el siguiente pay run de cada persona.